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EC事業者のためのExcel分析[1]セルフBIがトレンド まずビジュアライズして仮説を立てよう

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Excel ワンポイント講座

 毎回コラムの最後に、Excel操作のTipsなどを紹介していきます。Excelは非常に多機能なツールですから、すべての必要な機能を説明することはできません。そこで、データを分析する作業において、役に立つノウハウや、つまずきやすい点などを中心に解説していきます。今回は初級編です。

※本連載では、Windows版のExcel 2016を利用して解説をしていきます。MacのExcel 2016でも同様に利用できるテクニックを紹介していきますが、過去のバージョンのExcelでの動作を保証するものではありませんのでご理解ください。

Excelの機能やテクニックの検索

 Excelには、多数の機能や関数が用意されています。例えば、関数に関しては、上級者でもすべての関数を覚えているわけではありません。何ができるかを知っておいて、使いたいときに調べながら使っています。「Excel 関数」「Excel 演算子」などと、Googleで検索したら、Excelの説明がされている様々なサイトが出てきます。つまずいたらすぐにあきらめるのではなくて、ちょっとインターネットで検索してみる、という癖をつけていけば、Excelスキルはどんどん上達していきます。

演算子について

 Excelでの計算は、演算子を利用します。データを加工するうえでよく利用する演算子は、四則演算以外には「&」になります。「&」は、文字列の連結用の演算子で、以下のようにして利用します。また、文字列を関数内で処理する場合は、ダブルクォーテーション「”」で囲ってください。囲わないと関数がエラーになってしまいます。

相対参照と絶対参照

 通常Excelでは、関数などでセルを参照する際には相対参照となっていますが、場所を固定した絶対参照を使うことも非常に多いです。関数を作ってコピーする際に、いちいち毎回対象セルの値を変えていては面倒なので、絶対参照をうまく利用して、効率化しましょう。

 例えば、セルの場所B8を参照して計算したい場合、$B$8 と記載すれば、コピーしても、そのセルの参照は変わりません。また、列だけ、行だけ固定することも可能です。上記の例だと、$B8と列の前に$を置けば、列が固定されますし、B$8とすれば、行だけ固定されます(ショートカットキーは、「F4」Macだと「Cmd+T」)。

正しく計算できない場合

 範囲指定ミス、括弧などの閉じ忘れ、関数に必要な引数が足りていないなどの場合、Excelが自らエラーを教えてくれたり、修正案を提示してくれることもあります。また、Excelの機能で、計算式を表示する機能や、参照元を表示する機能があります。数式タブから、以下のように操作してみてください。

Excelの文字列の処理の注意

 頭に0などがついた数値例えば、「0001234」をセルに入力したら、「1234」という数値データとしてExcelに保存されてしまいます。とくに、キーになるようなIDだと、勝手にデータが変えられると困ってしまいます。そのため、先にセルを文字列として設定した上でデータを入力すれば、「0001234」と、そのままの状態でデータが入力されます。

 他のやりかただと、「’0001234」 というふうに、頭に「’」アポストロフィ(シングルクォーテーション)をつけて対処することも可能です。この状態でCSVに保存した際には、アポストロフィは削除されています。

 

 次回以降は、システムやExcelの画面を見ながら、実際にデータに触れていきます。途中であきらめずにぜひついてきてください!!

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